CSE · GS-4Official PYQ · CSE 2025 · Q10Ethics · Case Studies · 20 marks · 250 words

English

Rajesh is a Group A officer with nine years of service. He is posted as Administrative Officer in an Oil Public Sector undertaking. As an Administrative Officer he is responsible for managing and coordinating various administrative tasks to ensure smooth functioning of office. He also manages office supplies, equipment etc. Rajesh is now sufficient senior and is expecting his next promotion in JAG (Junior Administrative Grade) in the next one or two years. He knows that promotion is based on examination of ACRs/Performance Appraisal of last few years (5 years or so) of an officer by a DPC (Departmental Promotion Committee) and an officer lacking requisite grading of ACRs may not be found fit for promotion. Consequences of losing promotion may entail financial and reputational loss and set-back for career progression. Though he also puts his best efforts in official discharge of his duties, yet he is unsure of assessment by his superior officer. He is now putting extra efforts so that he gets thumping report at the end of financial year. As Administrative Officer, Rajesh is regularly interacting with his immediate boss, who is his reporting officer for writing his ACR. One day he calls Rajesh and wants him to buy computer-related stationery on priority from a particular vendor. Rajesh instructs his office to initiate action for procuring these items. During the day, the dealing Assistant brings an estimate of Rupees Thirty Five Lakhs covering all stationery items from the same vendor. It is noticed that as per delegated financial powers, as provided in the GFR (General Financial Rules) as applicable in that Organisation, expenditure for office items exceeding Rupees Thirty Lakhs requires sanction of the next higher authority (boss in the present case). Rajesh knows that immediate superior would expect all these purchases should be done at his level and may not appreciate such lack of initiative on his part. During discussions with office, he learns that common practice of splitting of expenditure (where large order is divided into a series of smaller ones) is followed to avoid obtaining sanction from higher authority. This practice is against the rules and may come to the adverse notice of Audit. Rajesh is perturbed. He is unsure of taking decision in the matter. (a) What are the options available with Rajesh in the above situation? (b) What are the ethical issues involved in this case? (c) Which would be the most appropriate option for Rajesh and why?

हिन्दी

राजेश अपनी नौ साल की सेवा के साथ ग्रुप ए अधिकारी हैं। वह एक सार्वजनिक क्षेत्र के तेल उपक्रम में प्रशासनिक अधिकारी के रूप में तैनात हैं। एक प्रशासनिक अधिकारी के रूप में, वह कार्यालय के सुचारु संचालन को सुनिश्चित करने के लिए विभिन्न प्रशासनिक कार्यों के प्रबंधन और समन्वय हेतु जिम्मेदार हैं। वह कार्यालय की आपूर्ति, उपकरण आदि का प्रबंधन भी करते हैं। राजेश अब काफी वरिष्ठ हो गए हैं और अगले एक या दो वर्षों में जेएजी (जूनियर एडमिनिस्ट्रेटिव ग्रेड) में उनकी पदोन्नति की उम्मीद है। वह जानते हैं कि पदोन्नति, डीपीसी (विभागीय पदोन्नति समिति) द्वारा अधिकारी की पिछले कुछ वर्षों (लगभग 5 वर्ष) की एसीआर/निष्पादन मूल्यांकन की जांच के आधार पर होती है तथा एसीआर में अपेक्षित ग्रेडिंग के अभाव वाले अधिकारी को पदोन्नति के लिए उपयुक्त नहीं पाया जा सकता है। पदोन्नति खोने के परिणामस्वरूप वित्तीय और प्रतिष्ठा संबंधी हानि हो सकती है तथा कैरियर की प्रगति में बाधा आ सकती है। यद्यपि वह अपने कर्तव्यों के निर्वहन में अपना सर्वश्रेष्ठ प्रयास करते हैं, फिर भी, वह अपने वरिष्ठ अधिकारी द्वारा किये जाने वाले मूल्यांकन के बारे में अनिश्चित हैं। अब वह अतिरिक्त प्रयास कर रहे हैं, ताकि वित्तीय वर्ष के अंत में उन्हें शानदार रिपोर्ट मिले। प्रशासनिक अधिकारी के रूप में राजेश नियमित रूप से अपने तात्कालिक बॉस के साथ बातचीत करते रहते हैं, जो उनकी एसीआर लिखने वाले रिपोर्टिंग अधिकारी हैं। एक दिन उन्होंने राजेश को बुलाया और कहा कि एक विशेष विक्रेता से प्राथमिकता के आधार पर कंप्यूटर से संबंधित स्टेशनरी खरीदें। राजेश अपने कार्यालय को इन वस्तुओं की खरीद के लिए कारवाई शुरू करने का निर्देश देते हैं। उसी दिन संबंधित सहायक उसी विक्रेता के सभी स्टेशनरी सामग्री सम्मिलित करते हुए पैंतीस लाख रुपये का अनुमान पत्र लाता है। यह देखा गया कि उस संगठन में लागू जीएफआर (सामान्य वित्तीय नियमों) के अनुसार, कार्यालय मदों के लिए तीस लाख रुपये से अधिक के व्यय के लिए अगले उच्च प्राधिकारी (वर्तमान मामले में बॉस) की मंजूरी की आवश्यकता होती है। राजेश को पता है कि उनके वरिष्ठ अधिकारी यह उम्मीद करेंगे कि ये सारी खरीदारी उनके स्तर पर हो और वे उनकी ओर से इस तरह की पहल की कमी को पसंद नहीं करेंगे। कार्यालय के साथ विचार-विमर्श के दौरान उन्हें पता चला कि उच्च प्राधिकारी से मंजूरी प्राप्त करने से बचने के लिए व्यय को विभाजित करने की सामान्य प्रथा (जहाँ बड़े ऑर्डर को छोटे ऑर्डर की एक शृंखला में विभाजित किया जाता है) का प्रचलन है। यह प्रथा नियमों के विरुद्ध है और लेखापरीक्षा के प्रतिकूल संज्ञान में आ सकती है। राजेश परेशान हैं। वह इस मामले में कोई निर्णय लेने में अनिश्चित हैं। (a) उपरोक्त स्थिति में राजेश के लिए क्या विकल्प उपलब्ध हैं? (b) इस मामले में नैतिक मुद्दे क्या हैं? (c) राजेश के लिए कौन सा विकल्प सबसे उपयुक्त होगा और क्यों?

Text taken verbatim from the commission's published question paper. Transcribed from UPSC’s question paper, CS(M) 2025 (English and Hindi). Source

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Ethics · Case Studies

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